4 sposoby na oszczędności w firmie

Prowadzenie racjonalnej polityki wydatków w firmie to jeden z atrybutów gwarantujący sukces, a także dający pełną kontrolę nad kosztami w spółce. Działalność gospodarcza wiąże się z pewnymi nakładami finansowymi, których nie unikniemy, ale możemy je znacznie zmniejszyć, a przy tym wyeliminować te najbardziej niepotrzebne.

Eksploatacja urządzeń biurowych a tusze i tonery

Eksploatacja urządzeń biurowych takich jak drukarki, ksera czy faksy wiąże się z wydatkami okresowego serwisu oraz wymianą materiałów eksploatacyjnych ( tusze i tonery). Producenci tych maszyn zazwyczaj zalecają używanie oryginalnych kartridży. Jednak są one dość drogie. Najlepszym rozwiązaniem stanowią zamienniki do drukarek. Zamienniki zazwyczaj są o ponad połowę tańsze od ich markowych odpowiedników. Przy wyborze drukarki warto zwrócić uwagę na wydajność tuszu oraz możliwość zastosowania alternatywnego 
atramentu. 

Materiały biurowe przydzielane racjonalnie

Dobrą praktyką w firmach jest nawiązanie współpracy z jednym dostawcą materiałów biurowych. Dzięki temu uzyskamy towar o niższej cenie oraz dodatkowe przywileje, jako stały kontrahent. Jednak doświadczenie uczy, że pomoce biurowe szybko rozchodzą się w firmie i nagle znikają. Dlatego warto opracować system racjonalnego ich przydzielania dla poszczególnych działów w spółce, uwzględniając przy tym specyfikę pracy danej sekcji. Dziennik kontroli dystrybucji materiałów biurowych ( kto ile i czego pobrał) umożliwi nam prowadzenie monitoringu przepływu mienia firmy. 
Jak nauczyć pracowników racjonalnej gospodarki materiałowej w firmie ? Jednym ze sposobów jest wprowadzenie każdemu uprawnionemu pracownikowi identyfikatorów w postaci loginu i hasła do zakładowego ksero lub drukarki. Dzięki temu ograniczymy ilość niepotrzebnie drukowanych i kserowanych dokumentów. 

Koszty podróży służbowych

Podróże służbowe, spotkania i konferencje to jeden z aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. W zależności od specyfiki firmy ich intensywność będzie różna. Jeżeli rzadko wysyłasz swoich pracowników w podróż służbową, przemyśl co bardziej tobie się opłaca- wyjazdy samochodem służbowym czy środkiem komunikacji publicznej. Dla firm działających typowo w branży usługowo- handlowej, gdzie wyjazdy do klientów są chlebem powszednim, warto wprowadzić system zarządzania flotą pojazdów. Masz wtedy pełną kontrolę nad eksploatacją aut służbowych jak i wydatków z nimi związanych. 

Niektórzy szefowie firm kupując samochody służbowe przerabiają je na tańsze paliwo (np. gaz) . Dzięki czemu ograniczają wydatki na paliwo w firmie. Dobrą praktyka jest nawiązanie współpracy z jednym ( znanym) koncernem paliwowym. Pracownicy firmy tankują auta na stacjach paliw jednej korporacji. Przy tym nie muszą się martwić się o zapłatę, ponieważ identyfikacyjna karta z chipem sprawę załatwia. W tym wypadku wynegocjujesz również atrakcyjniejsze ceny na paliwo oraz dodatkowe przywileje. Na koniec miesiąca przychodzi jedna faktura zbiorcza. 

Koszty utrzymania biura

Wydatki na wynajem i media w firmie to nie bagatelna sprawa. Stawki za wynajem lokalu, w zależności od powierzchni i lokalizacji biura, różnią się diametralnie. Przy wyborze miejsca na prowadzenie działalności warto również zwrócić uwagę na rozmieszczenie okien oraz na system ogrzewania i klimatyzacji pomieszczeń. W przyszłości te aspekty będą miały znaczący wpływ na koszty utrzymania. Na przykład jasne pomieszczenia to mniejsza potrzeba wykorzystania sztucznego oświetlenia w ciągu dnia. Warto też pomyśleć o wprowadzeniu systemów na fotokomórki w pomieszczeniach sanitarnych oraz ciągach komunikacyjnych. Pracownicy firmy często zapominają zgasić światło np. w toalecie lub zakręcić wodę. Energooszczędne urządzenia biurowe oraz oświetlenie typu LED to kolejne oszczędności na rachunkach za prąd. 

Artykuł opracowany przez współpracowników firm http://www.asarto.pl/