Archiwizacja dokumentów w firmie - jak robić to rozsądnie?

Jakie dokumenty firmowe należy archiwizować?

Archiwizacja dotyczy przede wszystkim dokumentów księgowych związanych z działalnością firmy. Są to więc między innymi księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe czy raporty inwentaryzacyjne. Co ciekawe, okres ich przechowywania może być różny, dlatego należy bardzo dokładnie zapoznać się z aktualnymi przepisami. Na przykład księgi rachunkowe albo karty wynagrodzeń pracowników musimy przechowywać przez minimum 5 lat, a dokumentację związaną z reklamacjami czy rękojmią przez rok. Z kolei 5 lat to także minimalny okres archiwizowania faktur w przypadku przedsiębiorców będących płatnikami VAT.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko, gdyż każda firma musi również przechowywać dokumentację kadrową, na którą składają się akta osobowe pracowników czy ewidencja ich czasu pracy. Taka dokumentacja musi być archiwizowana aż przez 50 lat po zakończeniu pracy w konkretnej firmie lub zgodnie z nową ustawą z 10 stycznia 2018 roku (dotyczącą zmian części ustaw w związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją) przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1999 roku. W przypadku dokumentów związanych z wypadkami inwalidzkimi czas ich przechowywania wynosi 25 lat, a przy dokumentacji dotyczącej wypadków i chorób zawodowych jest to 10 lat, co wynika z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. dotyczącą Kodeksu Pracy. Dokumenty dla potrzeb ZUS przesłane do końca roku 2011 musimy archiwizować również przez 10 lat, a pozostałe przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS (ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

W jaki sposób można archiwizować dokumentację firmową?

Przedsiębiorca może się zdecydować na gromadzenie dokumentacji w tradycyjnej formie papierowej w odpowiednio przygotowanym do tego archiwum. Może się ono znajdować oczywiście w siedzibie firmy lub jej oddziale, ale dokumenty firmowe mogą być także przechowywane na przykład w biurze księgowym obsługującym dane przedsiębiorstwo. Musimy jednak pamiętać o tym, że każdego typu dokumentacja musi być właściwie zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy dostępem do niej osób do tego niepowołanych. W związku z tym pomieszczenie, w których jest ona archiwizowana powinno spełniać szereg wymogów, których zapewnienie może być niezwykle kosztowne i pracochłonne.

Dlatego znacznie wygodniejszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się być elektroniczne przechowywanie dokumentacji firmowej. Tym bardziej, że obecnie przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług profesjonalnych firm, które zajmują się digitalizacją dokumentów, skanując ich papierowe wersje i umieszczając je na wybranym nośniku danych lub w chmurze. Takie kompleksowe usługi obejmują archiwizację dokumentów, bezpieczne przechowywanie i regularne uaktualnianie dokumentacji firmowej w formie elektronicznej.

Zalety elektronicznej archiwizacji danych

Korzystanie z usług firm zajmujących się profesjonalną digitalizacją i archiwizacją dokumentów to bardzo praktyczne rozwiązanie. Nowoczesne podejście do przechowywania niezbędnej dokumentacji firmowej ma wiele zalet, wśród których z pewnością warto wymienić:

1. Oszczędność miejsca

Koniec ze stosami dokumentacji, które próbujemy upchnąć w kolejnych segregatorach i szafkach. Dokumenty w wersji elektronicznej to oszczędność miejsca, a często także pieniędzy, gdy firma musi płacić za wynajem dodatkowych pomieszczeń przeznaczonych na archiwum.

2. Ułatwiony dostęp i wyszukiwanie dokumentów

Dokumenty w formie cyfrowej są dostępne na przykład w formie plików PDF i odpowiednio skategoryzowane, dzięki czemu znalezienie szukanego przez nas dokumentu zajmuje kilka chwil.

3. Bezpieczeństwo

Firmy zajmujące się digitalizacją dokumentów i ich archiwizacją przestrzegają surowych procedur zabezpieczających dane przed dostępem do nich osób niepowołanych.

4. Dbałość o środowisko

Dokumenty w formie elektronicznej nie muszą być już drukowane w celu ich zarchiwizowania, dzięki czemu oszczędzamy papier i energię elektryczną.