Jak wygląda automatyzacja procesów biznesowych?

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu aplikacji programowych do automatyzacji i przyspieszenia zadań wykonywanych manualnie. W związku z tym użytkownik może zlecić systemowi wykonanie pewnych dyspozycji, ograniczając ich ręczną realizację. Główne cele BPA to redukcja kosztów i poprawa efektywności.

Robotyzacja a automatyzacja procesów biznesowych – różnice

Ważne jest, aby zauważyć różnicę między robotyzacją a automatyzacją procesów biznesowych (BPA). Robotyzacja odnosi się do fizycznych robotów wykorzystywanych do wykonywania zadań w sposób zautomatyzowany. BPA z kolei obejmuje wykorzystanie wielofunkcyjnych aplikacji lub narzędzi programowych do automatyzacji i przyspieszenia procesów bez angażowania fizycznych robotów.

Zalety automatyzacji procesów biznesowych

Główną zaletą automatyzacji procesów biznesowych jest możliwość znacznego oszczędzania czasu i pieniędzy poprzez wyeliminowanie lub ograniczenie prac manualnych. Pozwala to firmom być bardziej wydajnymi – dzięki uwolnieniu czasu pracowników. W związku z tym personel może skupić się na ważniejszych zadaniach, takich jak obsługa klienta czy rozwój produktu.

Automatyzacja pewnych procesów umożliwia ograniczenie ludzkich błędów. Technologia przyczynia się do eliminacji wąskich gardeł, spowodowanych ręcznym przetwarzaniem, które mogą spowolnić operacje.

BPA pomaga też zapewnić spójność między działami lub lokalizacjami, co zwiększa ogólny poziom zadowolenia klientów. Dzięki automatyzacji poprawie ulega także komunikacja między pracownikami, co pozytywnie wpływa na efektywność pracy i niwelowanie napięcia.

10 dobrych praktyk w automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych jest obecnie w świecie biznesu trendem, który podlega ciągłym zmianom i przekształceniom. Wdrożenie narzędzi i rozpoczęcie korzystania z nich jest niewystarczające. W praktyce niezbędne jest holistyczne podejście do BPA. W celu skutecznego korzystania z technologii konieczne jest zastosowanie dobrych praktyk. Wdrażając narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych, należy przejść kilka kluczowych etapów:

1. Określenie, które procesy wymagają automatyzacji.
2. Analiza istniejących systemów pod kątem kompatybilności.
3. Zaprojektowanie zautomatyzowanego systemu.
4. Testowanie zaprojektowanej wersji systemu.
5. Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu.
6. Monitorowanie wydajności.
7. Dostosowywanie narzędzi zgodnie z bieżącymi i zmieniającymi się potrzebami.
8. Raportowanie i weryfikowanie spostrzeżeń oraz trudności użytkowników systemu.
9. Rozwiązywanie wszelkich problemów, które pojawią się podczas wdrożenia oraz po implementacji.
10. Bieżące utrzymanie zautomatyzowanego systemu oraz regularne jego aktualizowanie.

Zastosowanie automatyzacji procesów biznesowych w praktyce – przykłady

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych w praktyce znajdują zastosowanie w kampaniach e-mail marketingowych, zarządzaniu relacjami z klientami (CRM), przetwarzaniu danych czy realizacji procesów księgowych i finansowych.

Z technologii tego typu korzystają też firmy produkcyjne w celu zwiększenia wydajności i jakości produkcji. Automatyzacja może być w tym przypadku wykorzystana również do zarządzania zapasami i zamówieniami surowców.

W obsłudze klienta narzędzia BPA pomagają w automatycznym reagowaniu na zapytania i wnioski klientów, a także w zarządzaniu bazami danych. Każda branża stosuje systemy do automatyzacji procesów w inny sposób. Wykorzystuje odmienne funkcjonalności i komputeryzuje różnorodne procesy.

Automatyzacja procesów biznesowych w architekturze rozproszonej

Automatyzacja procesów biznesowych w architekturze rozproszonej ma dziś kluczowe znaczenie. Firmy specjalizujące się w usługach, w przypadku których pracownicy pracują poza siedzibą, potrzebują szybko przetwarzać dane i jednocześnie kontrolować personel zdalnie. Systemy BPA umożliwiają przedsiębiorstwom z branży usług porządkowych, konserwacyjnych czy ochrony mienia sprawne kontrolowanie jakości i przepływu pracy załogi.

Firmy o architekturze rozproszonej, zgłaszające się do FlowDog, koncentrowały się głównie na implementacji aplikacji do zdalnej kontroli pracowników. Niemniej podczas prac wdrożeniowych często wychodziły na jaw także inne potrzeby. Organizacje tego typu chętnie korzystają z systemów do elektronicznej dokumentacji obiektu. Rozwiązanie to może obejmować szereg indywidualnie dopasowanych modułów, wpływających na standaryzację i przyspieszenie codziennych zadań pracowników.

Dzięki rozmaitym funkcjonalnościom narzędzi BPA firmy o infrastrukturze rozproszonej mogą:

• monitorować pracę przy wsparciu geolokalizacji
• prowadzić elektroniczną książkę obchodu
• definiować patrole i punkty kontrolne
• opracowywać harmonogramy prac konserwacyjnych
• automatycznie przydzielać zgłoszenia do zespołów serwisowych
• raportować w platformie szczegóły wykonania danego serwisu
• podglądać efekty wykonanego zgłoszenia w czasie rzeczywistym
• przydzielać zadania
• awizować wjazdy i wyjazdy
• realizować patrole wsparte technologią NFC i GPS
• korzystać z alertów SMS i powiadomień systemowych.

Znaczenie automatyzacji procesów biznesowych w zarządzaniu relacjami z klientem

Automatyzacja procesów biznesowych w CRM pomaga usprawnić przepływ pracy, umożliwiając użytkownikom automatyzację powtarzalnych zadań związanych z zarządzaniem relacjami z klientami. Obejmuje to zadania takie jak wprowadzanie danych, wystawianie faktur, odpowiadanie na zapytania czy śledzenie aktywności.

Dzięki automatyzacji tych procesów firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, jednocześnie ograniczając liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych lub ludzkich niedopatrzeń. Korzyści z automatyzacji procesów za pomocą systemu CRM jest wiele. Wśród nich można wymienić:

• zwiększenie produktywności – wynikające z tego, że pracownicy nie muszą już ręcznie wykonywać żmudnych zadań
• zwiększenie dokładności – dzięki mniejszej liczbie ludzkich błędów
• poprawę obsługi klienta – ponieważ klienci szybciej otrzymują odpowiedzi od zautomatyzowanych systemów
• sprawniejsze podejmowanie decyzji – będące efektem tego, że managerowie mają dostęp do dokładniejszych i zwizualizowanych danych.

W dzisiejszej erze cyfrowej firmy, jeśli chcą pozostać konkurencyjne, muszą wykorzystać moc technologii. Automatyzacja procesów biznesowych w ramach dobrze zaprojektowanego systemu może zapewnić znaczące korzyści dla każdej organizacji – od zwiększonej produktywności i dokładności, poprzez lepszą obsługę klienta, kończąc na sprawniejszym podejmowaniu decyzji. Managerowie powinni rozważyć wdrożenie systemu automatyzacji procesów biznesowych w swoich organizacjach, aby zachować rynkową konkurencyjność firmy i realnie wpływać na jej rozwój. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z tekstu https://flowdog.io/baza-wiedzy/artykuly-blogowe/automatyzacja-procesow-5-rzeczy-ktore-warto-wiedziec/.