Prawidłowe adresowanie koperty

O tym, jak wygląda prawidłowe adresowanie koperty, a przede wszystkim oficjalnego listu, mówi się już w szkole. Z czasem jednak podstawowa wiedza jest konfrontowana z przyzwyczajeniami. Zdarza się, że wielu dorosłych, stając przed wyzwaniem wysyłki, próbuje usilnie przypomnieć sobie jak prawidłowo zaadresować kopertę, aby na pewno trafiła do odbiorcy. Jest to szczególnie ważne w przypadku pism zagranicznych lub tych adresowanych do mniej popularnych miejscowości. Wzrasta wówczas bowiem ryzyko zagubienia.

Standardowy układ koperty

Przyjęło się, że adresowanie kopert dzieli się na 5 stref. Każdej z nich  Poczta Polska przypisała konkretne informacje, pozwalające na szczegółową identyfikację przesyłki. Dane nadawcy, czyli osoby lub firmy wysyłającej, powinny się znaleźć w lewym górnym rogu koperty. W polu nadawcy nie może zabraknąć zarówno imienia i nazwiska, jak i szczegółowych danych adresowych. Pole nr 2 stanowi znak opłaty pocztowej w postaci znaczka lub informacji o pobranej płatności. W 3 strefie natomiast znajdują się dodatkowe informacje takie jak naklejki lub pieczątki np. 'priorytet'. Dane odbiorcy umieszczane są w strefie 4, która znajduje się w prawym dolnym rogu koperty. Dane adresata warto poprzedzić zwrotem grzecznościowym takim jak 'Szanowny Pan/Szanowna Pani lub Szanowni Państwo'. Ostatnia strefa jest wypełniana przez pracownika poczty, a są nią kody kreskowe, kodujące przesyłkę.

Jak zaadresować list polecony?

Adresowanie kopert z listem oficjalnym wygląda bardzo podobnie jak w przypadku wysyłki do osoby prywatnej. Musi się na niej znaleźć zarówno adres nadawcy, jak i informacje o adresacie z tym że osobę prywatną zastępuje się nazwą firmy. Aby przyspieszyć proces obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, częstą praktyką adresowania koperty jest wskazywanie przed nazwą firmy, nazwiska osoby, do której kieruje się korespondencję. 

Właściwe oznaczenie przesyłki

Adresowanie listów obejmuje również odpowiedni dobór koperty. To szczególnie istotne, gdy wysyłana jest kartka A4 lub zaproszenie o nietypowych wymiarach. W trosce o estetykę wysyłki warto dopasować jej zawartość do opakowania. W sklepach specjalizujących się w przesyłkach pocztowych można znaleźć różnorodne koperty o bardziej lub mniej typowym formacie, tekturze i kolorze papieru. Należą do nich m.in. klasyczna koperta listowa, koperty ozdobne oraz koperty bąbelkowe. Szeroki wybór, pozwala dopasować je do indywidualnych potrzeb adresata.

Drukarka do etykiet

Duże ułatwienie, jeśli chodzi o adresowanie koperty lub przesyłki stanowi dedykowana drukarka do etykiet. To bardzo praktyczne rozwiązanie dla przedsiębiorstw. Zaawansowana drukarka Dymo pozwala na precyzyjne oznaczenie wysyłki za pomocą wydruku etykiety, przyspieszając tym samym efektywność pracy np. w magazynie logistycznym. Gotową etykietę wystarczy nakleić na kopertę lub kartony do pakowania. Drukarka świetnie sprawdza się w przypadku firm przewozowych. Pozwala na precyzyjne oznaczenie produktów przeznaczonych do sprzedaży.

Chcąc wykluczyć ryzyko zwrotu przesyłki, należy wnikliwie przeanalizować proces prawidłowego adresowania kopert. Skrupulatne i czytelne wypełnienie każdej strefy pozwoli bezpiecznie dotrzeć wysyłanym listom do adresata. Pomocne w tym zakresie są nowoczesne urządzenia takie jak drukarki do etykiet, umożliwiające wydruk gotowych etykiet ze wszystkimi danymi identyfikującymi odbiorcę.