Outlook wciąż cieszy się ogromną popularnością, zwłaszcza w biurach. Jeśli używasz go jako część Twojego pakietu Microsoft Office, możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, jak rozbudowane są jego funkcje. Czy wiesz jak zwiększyć produktywność w Outlooku? Oto 10 sprawdzonych metod.
#1 Podziel wiadomości na wątki
Jeśli prowadzimy długą wymianę wiadomości e-mail z jednym nadawcą, niezwykle przydatna jest funkcja podziału wiadomości na wątki. Wyobraź sobie, że otrzymujesz skan ważnych dokumentów, albo Outlook 365 wysyła przypomnienie o spotkaniu, od razu trafiają one do właściwego wątku.
#2 Stwórz podfoldery
Kiedy pracujesz nad jakimś projektem, który ma poszczególne fazy, podziel wiadomości i przydziel je do podfolderów zgodnie z terminem ich wykonania. Możesz ustalić reguły np. według nadawcy, tak żeby maile automatycznie trafiały do właściwej kategorii.
#3 Wyłącz powiadomienia
Nawet jeśli e-mail jest ważny, lepiej jest sprawdzać wiadomości wyłącznie o określonej godzinie, zamiast za każdym razem kiedy usłyszysz sygnał powiadomienia. A co kiedy na przykład Outlook wyśle Ci przypomnienie o spotkaniu? Sprawdzaj maile w przerwie od pracy, a na pewno nie zapomnisz o zaplanowanych czynnościach.
#4 Przypomnienia dla wiadomości
Przy ogromnej ilości wiadomości, które otrzymujemy i wysyłamy każdego nie, nie będzie nam łatwo pamiętać o odpowiedzi na e-maila sprzed tygodnia. Dlatego też warto skorzystać z funkcji przypomnienia w Outlook – w dniu zaplanowanej aktywności dla danej wiadomości zobaczysz przypomnienie.
#5 Zamieniaj wiadomości na zadania
Każdego otrzymanego maila można zamienić na zadania do wykonania. Funkcja zadania jest o tyle lepsza od samego ustawiania przypomnień dla wiadomości, że pozwala nam na dodanie do każdego punktu dodać notatki.
#6 Dodaj strefy czasowe
Pracując z osobami z innych krajów, zwłaszcza z tych położonych w innych strefach czasowych, dodaj strefy czasowe z kalendarza. Będą one wyświetlały się po lewej stronie. Zamiast zastanawiać się, jak cofnąć wysłanego o 3 nad ranem maila z przypomnieniem o spotkaniu, sprawdź strefy czasowe adresata.
#7 Ustaw standardową odpowiedź
Wysyłając wielokrotnie identyczne odpowiedzi na maila, oszczędzisz sporo czasu, kiedy ustawisz standardową odpowiedź. Będzie to szablon, który możesz wykorzystać w bardzo szybki sposób, zamiast tworzyć takiego maila kilka razy w ciągu dnia czy tygodnia.
#8 Zobacz treść wiadomości
Jeśli masz problem z widocznością tekstu wiadomości, wróć do poprzedniej wersji Outlook (problem powodowała niedawno jedna z aktualizacji). Kiedy w Outlook nie widać treści wiadomości, możesz także ustalić, czy problem występuje w przypadku używania iOS, czy Android. Sprawdź również, czy kolor tekstu nie został zmieniony na biały.
#9 Cofnij wysłanego maila
Wysłałeś maila do niewłaściwego odbiorcy? Sytuację da się odwrócić, więc nie martw się tym. Jak cofnąć wysłanego maila Outlook? Odnajdź wiadomość w elementach wysłanych. Znajdź Akcje i kliknij Odwołaj tę wiadomość.
#10 Skróty klawiszowe
Aby pracować jeszcze szybciej, zapamiętaj skróty klawiszowe. Nieważne, czy używasz Outlook po polsku czy angielsku, skróty są uniwersalne i pozwalają dwoma kliknięciami szybko przesłać dalej, czy odpowiedzieć do wszystkich.
Więcej o pakiecie Microsoft 365 znajdziesz na stronie firmy Existo.pl.
Wiadomości firmowe Odkrywając trendy i możliwości w cyberbezpieczeństwie: strategia Fortry oczami Darrena Gale’a
Bakotech omawia z Darrenem Gale'em z Fortra perspektywy rozwoju rynku cyberbezpieczeństwa w Polsce, kluczowe rozwiązania oferowane przez firmę oraz wizję przyszłości w kontekście zmieniających się wyzwań technologicznych. W rozmowie poruszono również trendy w ochronie danych, ofensywnym bezpieczeństwie i strategii rozwoju Fortra. Wywiad rzuca światło na kierunki rozwoju firmy dostarczającej zaawansowane narzędzia wspierające organizacje w walce z cyberzagrożeniami. czytaj więcej
Wiadomości firmowe Tworzenie protokołów ze spotkań, tłumaczenie jednym kliknięciem: Większa produktywność w codziennej pracy dzięki sztucznej inteligencji
Dzięki aplikacji Connect App firma innovaphone stworzyła interaktywną platformę, która umożliwia pracownikom przejrzystą komunikację. Teraz niemiecka firma z Sindelfingen idzie o krok dalej, integrując sztuczną inteligencję z platformą sztuczną inteligencję (AI). Współpraca w międzynarodowych zespołach staje się dzięki automatycznym tłumaczeniom w czasie rzeczywistym i zautomatyzowanym protokołom spotkań jeszcze łatwiejsza. czytaj więcej
Wiadomości firmowe Archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook: Tajemniczy przycisk "Archiwum"
Czy kiedykolwiek korzystałeś z tego przycisku? Czy zdarzyło Ci się przypadkowo kliknąć go, próbując usunąć konkretną wiadomość e-mail? A może świadomie zdecydowałeś się skorzystać z tej funkcji? Choć niektórzy użytkownicy mogą uznać tę opcję za użyteczną, warto zauważyć, że jej zastosowanie może prowadzić do wielu błędów. Przede wszystkim, należy podkreślić, że przycisk "Archiwum" nie spełnia wszystkich oczekiwań stawianych profesjonalnym narzędziom do archiwizacji wiadomości e-mail. czytaj więcej
