Rozwiązania telekomunikacyjne w pracy zdalnej

Nie tylko podczas pracy zdalnej pracownicy powinni przestrzegać zasad związanych z danymi poufnymi, ale to pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia tych danych pod kątem technicznym. W związku z tym nie należy lekceważyć inwestycji w rozwiązania, które mają je gwarantować i nie narażać firmy na straty spowodowane nieodpowiednim zapleczem technologicznym. Popularne rozwiązania mają to do siebie, że bardziej im ufamy, ale czy na pewno nie narażają na wyciek danych? Dlatego przede wszystkim firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na narzędzia, z których korzystają ich pracownicy podczas home office. Zarządzanie firmą i zespołem w trybie zdalnym nie jest łatwe. Ale bezpieczne rozwiązania, jak na przykład Telespotkania, mogą w tym pomóc.

Spisane na straty?

Wydawało się, że nowsze technologie do wideokonferencji zastąpiły takie rozwiązanie jak pokoje telekonferencyjne. Sceptycy tej usługi mogą być bardzo zaskoczeni. Po przeanalizowaniu danych z II kwartału 2020 roku jednego z operatorów okazało się, że telepokoje nadal doskonale sprawdzają się w pracy zdalnej i są często wybierane do zdalnych spotkań biznesowych. Ponad 80 000 minut rozmów, blisko 3 150 połączeń, 2 171 użytkowników, 365 pokoi telekonferencyjnych – to liczby z jedynie 3 miesięcy działania usługi Telespotkań firmy Tide Software!

Kontrola bezpieczeństwa

Żadna z firm nie chce, żeby poufne informacje ujrzały światło dzienne. W końcu na spotkania w biurze są zapraszane tylko wybrane osoby. Czy spotkania zdalne muszą się różnić pod tym względem? Dostęp do rozmowy jest i powinien być kontrolowany, ale przez osobę, która jest do tego upoważniona. Dlatego rozwiązanie Telespotkania jest zabezpieczone na różne sposoby, aby zminimalizować ryzyko wycieku poufnych informacji. Każdy telepokój ma swój unikalny numer, który jest udostępniany przez administratora tylko uczestnikom telekonferencji. Po wdzwonieniu się na dedykowany numer telefonu muszą oni podać numer PIN. Ważność pokoju jest również ograniczona czasowo. Dzięki temu administrator ma kontrolę nad tym, kto może uczestniczyć w telespotkaniu. Współpraca z aż 3 data center na terenie Polski podnosi standard bezpieczeństwa na jeszcze wyższy poziom.

Liczby miarą sukcesu

Aż 365 pokoi telekonferencyjnych zostało założonych tylko w ciągu 3 pierwszych miesięcy działania usługi Telespotkań. To kolejny argument, który pokazuje, że sceptycy tego rozwiązania nie mieli racji. Idealnie sprawdza się ono szczególnie podczas pracy zdalnej, której popularność ogromnie wzrosła. Co więcej, wiele firm postanowiło utrzymać taki model działalności przez dłuższy czas.* Z biznesowego punktu widzenia bardzo ważne jest więc, aby zapewnić pracownikom skuteczne i sprawdzone rozwiązania do komunikacji.

SMS w komunikacji wewnętrznej

Jak inne usługi telekomunikacyjne można wykorzystać w kontaktach z pracownikami? SMS! Proste i jednocześnie niestandardowe. Dlaczego? Poprzez SMS można przeprowadzić działania np. z zakresu employer brandingu skierowane do osób pracujących zdalnie, aby informować je na bieżąco o aktualnych wydarzeniach w firmie, podnosić poczucie jedności i pracy zespołowej. Dzięki temu pracownicy poczują się zadbani i potrzebni nawet, gdy nie ma ich stacjonarnie w biurze. Przeprowadzenie takiej kampanii jest proste i nie wymaga dużych nakładów finansowych, a może podnieść motywację pracowników do dalszych działań.

Komfort dopasowany do potrzeb biznesu

Każdy biznes to inne okoliczności i wymagania. Pokoje telekonferencyjne idealnie sprawdzą się do grupowych rozmów, podczas których można przeprowadzić np. spotkania biznesowe lub rekrutacyjne. Są także sytuacje, które wymagają bardziej zaawansowanych rozwiązań, gdy musimy np. nagrać zdalne posiedzenie zarządu lub ważne ustalenia z klientami, i kluczowe jest nagranie rozmowy oraz udostępnienie raportu z listą uczestników. Warto sięgnąć wtedy po rozbudowaną wersję zdalnych Telespotkań, które to umożliwiają. Należy pamiętać, niezależnie od tego, czy prowadzimy mały biznes czy dużą firmę, zawsze powinniśmy mieć na uwadze bezpieczeństwo danych i stosować rozwiązania od firm, dla których jest to tak samo ważne.

Adaptacja do panujących warunków jest niezbędna, jeśli chcemy, aby nasz biznes się rozwijał. Na równi z adaptacją jest komunikacja, która odgrywa szczególną rolę zarówno w kontaktach z klientami, partnerami biznesowymi, jak i z pracownikami. Najbardziej użyteczne rozwiązanie, to sprawdzone rozwiązanie. Pobierz raport o pokojach telekonferencyjnych i przekonaj się o zaletach tego środka komunikacji.

Autor: Agata Narożnik, Account Manager Tide Software Sp. z o.o.

*https://dailyweb.pl/praca-zdalna-dla-pracownikow-google-mozliwa-do-lipca-2021-r/