Bardzo ciekawą alternatywą dla tradycyjnych central telefonicznych PABX oraz dla central typu IPPBX, jest rozwiązanie polegające na możliwości skorzystania z usług działających jak tradycyjna centralka IPPBX, ale w modelu hostowanym (na serwerach operatora usług telefonii internetowej), czyli model korzystania z „centralki bez centralki” (bez fizycznie posadowionego urządzenia u klienta). Jest to model określany jako SaaS (ang. Software as a Service) umożliwiający korzystanie z usług na zasadzie hostingu – usługi są dostępne na zewnętrznych serwerach (w chmmurze), a klient ma dostęp do tych usług poprzez sieć Internet i swój panel administracyjny.

Na czym to polega? To dość proste, jednak najpierw kilka słów o zwykłej centralce abonenckiej i sposobie jej działania w celu łatwiejszego zrozumienia sposobu działania centralki wirtualnej.

Zwykła centralka telefoniczna złożona jest z kilku połączonych ze sobą i wzajemnie ze sobą współpracujących modułów, realizujących między innymi takie podstawowe funkcjonalności jak:

• zapowiedzi słowne,
• możliwość odbieranie połączeń głosowych i faksowych i przekazywania ich do terminali zewnętrznych (telefon użytkownika, faks),
• możliwość wybierania numerów miejskich i wewnętrznych - dzwonienie,
• możliwość przełączania rozmów do innych użytkowników wewnątrz firmy i na zewnątrz,
• poczta głosowa (pozostawianie wiadomości).

To podstawowe funkcjonalności, które są realizowane w centralkach telefonicznych. Zapowiedzi słowne pozwalają na stworzenie komunikatów głosowych, które są odtwarzane po dodzwonieniu się na daną linię telefoniczną. Odbieranie połączeń i przekazywanie ich dalej oraz wybieranie numerów i dzwonienie na nie, to fundamentalna rzecz w centralce telefonicznej, pozwalająca na tworzenie logiki sposobów łączenia użytkowników ze sobą i pomiędzy sobą w połączeniu z ich liniami wewnętrznymi i liniami miejskimi podłączonymi do centrali telefonicznej. Przełączanie rozmów, to możliwość transferowania połączeń pomiędzy użytkownikami wewnętrznymi i liniami miejskimi, często w połączeniu z systemem zapowiedzi słownych informujących osobę dzwoniącą co ma nacisnąć na klawiaturze swojego telefonu, aby nawiązać rozmowę z konkretnym użytkownikiem systemu lub grupą użytkowników. Do tego elementu zaliczyć można również reguły polegające na stałym przekierowywaniu połączeń do innych użytkowników z zależności od stanu linii wewnętrznej (nie odbiera, zajęta). Wreszcie poczta głosowa, która umożliwia pozostawienie wiadomości głosowych danemu użytkownikowi centralki.

Wszystkie te funkcje, są realizowane na odpowiednio zaprogramowanych podzespołach elektronicznych, które są zamknięte w zawartej obudowie, a ta przyczepiona do ściany w oddzielnym pomieszczeniu lub w obrębie sekretariatu albo recepcji lub też umieszczona w klimatyzowanej serwerowni. Do centralki podłączone są kablami telefonicznymi terminale, w postaci telefonów analogowych, cyfrowych lub systemowych oraz faksów.

Tak więc, jak działa wirtualna centralka telefoniczna? W zasadzie tak samo. Również mamy tu do dyspozycji wszystkie wyżej opisane usługi i możliwości. Jednak zasadnicza różnica polega na tym, że w naszej firmie nie ma żadnego urządzenia typu centralka telefoniczna. Dlaczego? Ponieważ wszystkie te funkcjonalności realizowane są na serwerach należących do operatora usług telefonii internetowej w infrastrukturze chmurowej. W tej sytuacji powstaje pytanie, jak można zarządzać takim systemem? W bardzo prosty sposób. Firma korzystająca z takiego rozwiązania ma do dyspozycji swój panel administracyjny, dostępny przez sieć Internet i przeglądarkę stron internetowych, który umożliwia bieżące dodawanie, usuwanie i modyfikowanie usług i użytkowników, łączenie ich w cały spójny system oraz przyłączanie do niego użytkowników poprzez nadanie im odpowiednich uprawnień.

Rysunek: Schemat wzajemnego połączenia urządzeń i poszczególnych sieci w modelu wirtualnej centrali

Podobnie jak w przypadku fizycznego rozwiązania, wirtualne rozwiązanie umożliwia korzystanie z numeracji miejskiej w zakresie posiadanym przez danego operatora usług telefonii internetowej, numeracji wewnętrznej, a także szeregu usług nieraz niedostępnych w tradycyjnych rozwiązaniach.

Można w takim razie spytać, gdzie jest tu zysk dla klienta? Jest kilka atutów które posiada takie rozwiązanie:

• brak kosztów związanych z inwestycją w sprzęt typu centrala telefoniczna,
• wysoka elastyczność całości rozwiązania umożliwiająca bieżące dostosowywanie systemu do potrzeb firmy,
• łatwość zarządzania numeracją, użytkownikami i usługami,
• skalowalność i w zasadzie nieograniczona możliwość rozbudowywania rozwiązania,
• brak starzenia się rozwiązania (aktualizacja oprogramowania w tle),
• niskie koszty utrzymania oraz ich wymierność zależna od tego z jakich usług aktualnie korzysta firma,
• łatwa integracja z całością systemu kolejnych użytkowników w różnych oddziałach, filiach i jednostkach wyniesionych, jak również spójność rozproszonych lokalizacji.

Trzeba jednak pamiętać, że rozwiązanie to ma jednak dwa słabsze punkty, których trzeba być świadomym. Pierwszym jest to, że połączenia wewnętrzne, realizowane pomiędzy użytkownikami systemu, obciążają również łącze internetowe z którego korzysta klient, ponieważ ich droga przebiega od jednego użytkownika do drugiego za pośrednictwem serwera operatora usług VoIP. Drugim słabym punktem jest przypadek związany z uszkodzonym łączem do Internetu – jeśli łącze nie działa, nie działa też system telefoniczny, choć w tym przypadku firma ma również innego rodzaju problem, nie działają np. takie usługi jak poczta e-mail, możliwość łączenia się z zewnętrznymi serwerami FTP lub aplikacjami sieciowymi hostowanymi na zewnętrznych serwerach. Jednak w przypadku usługi wirtualnej centrali telefonicznej można ten problem rozwiązać i zaradzić mu. Przewidując taką sytuację, można na przykład włączyć przekierowania na telefony stacjonarne lub komórkowe, które posiada firma, w przypadku jeśli użytkownicy są niedostępni i gdy system wirtualnej centrali „nie widzi” ich.

Z punktu widzenia użytkowników, tak jak w przypadku rozwiązań fizycznych opisanych wcześniej, pracownicy są przyłączani do systemu poprzez telefony VoIP, bramki VoIP oraz oprogramowanie typu softphone. Z punktu widzenia konfiguracji i użytkowania urządzeń końcowych, nie ma dla nich znaczenia, że usługi są realizowane na zewnętrznych serwerach, wszystko działa tu jak w przypadku fizycznego, sprzętowego rozwiązania: trzeba stworzyć użytkowników, przypisać im numerację miejską i wewnętrzną, przypisać im usługi oraz ewentualne restrykcje. Plusem jest to, że osoba wdrażająca takie rozwiązanie, nie musi koniecznie przebywać na terenie firmy, dla której realizuje konfigurację. Może to wykonywać z dowolnego miejsca, gdzie tylko ma dostęp do sieci Internet. Może również swobodnie zarządzać całym systemem z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Rysunek: Schemat ideowy wirtualnej centralki telefonicznej

Niemniej bezwzględnym i największym atutem dla tego typu rozwiązań w porównaniu do fizycznych central IPPBX posadowionych w lokalizacji klienta jest to, że nie trzeba tu się martwić o kwestie zabezpieczenia systemu przed fraudami (nadużyciami) polegającymi na przykład na dostaniu się z zewnątrz niepowołanych osób do naszego systemu i dzwonieniu na nasz koszt. Ponieważ system nie jest posadowiony w sieci lokalnej użytkownika lecz na zewnętrznych serwerach operatora usług telefonii internetowej, więc nie ma konieczności jego fizycznego zabezpieczania firewall’em – realizuje to operator usług VoIP. 

Dodatkowe informacje dotyczące prezentowanego tekstu i grafik: Ten teks i grafiki są autorskimi tekstami i grafikami redakcji Operatorzy.pl. Jeśli chcesz wykorzystać ten tekst lub grafikę w swoich materiałach, podaj źródło i link do strony źródłowej serwisu Operatorzy.pl.