Wydaje się, że w wyborze urządzeń VoIP nie ma nic trudnego, niemniej przyglądając się bliżej tej kwestii, okazuje się, że jest kilka ważnych czynników i kwestii, które powinny być wzięte pod uwagę w tym zakresie. Można tutaj zbudować pewien schemat działania i wypunktować kolejne kroki jak to zostało wymienione niżej, co jest ważne, gdy wdrożenia dotyczy firmy, szczególnie o rozbudowanej strukturze.

Liczba użytkowników – to pierwszy element i wstępny warunek realizacji projektu wdrożenia usług telefonii internetowej, który ma bezpośredni wpływa na liczbę i rodzaj urządzeń VoIP.

Klasyfikacja użytkowników – znając już liczbę użytkowników, można przeprowadzić ich klasyfikację, na przykład ze względu na działy w których pracują, potrzeby w zakresie zaawansowania urządzeń VoIP, ze względu na lokalizację użytkowników lub inne warunki zależne od tego, gdzie będzie wdrażane rozwiązanie. Klasyfikacja jest o tyle ważna, że poszczególne grupy do których przydzielimy użytkowników mają najczęściej różne potrzeby, na przykład pracownicy recepcji będą potrzebowali innych urządzeń niż pracownicy działu handlowego lub pracownicy magazynu.

Urządzenia czy oprogramowanie – znając liczbę użytkowników i wiedząc jakie mają potrzeby można określić, czy wszyscy ci użytkownicy muszą korzystać z fizycznych zakończeń sieciowych jak bramki VoIP lub telefony VoIP, czy może raczej powinni korzystać wirtualnych rozwiązań emulujących zakończenia fizyczne, czyli oprogramowanie typu softphone, które jest instalowane na komputerach z których korzystają użytkownicy.

Numeracja miejska i wewnętrzna – znając już profil użytkowników, można określić czy powinni oni korzystać z numeracji miejskiej, a jeśli tak, to czy jednego numeru miejskiego, czy może większej ilości, co ma wpływ na przykład na rodzaj wybieranych telefonów VoIP pod względem liczby obsługiwanych linii telefonicznych. Może okazać się na przykład, że pracownicy działu handlowego potrzebują kilku numerów z różnych stref numeracyjnych, aby być „bliżej” klientów z danego regionu. Drugą kwestią jest numeracja wewnętrzna, korzystanie z niej powoduje konieczność wyboru urządzeń końcowych wspierających transfery połączeń.

Rozmieszczenie użytkowników – z punktu widzenia doboru urządzeń VoIP, ważnym elementem jest również w jaki sposób rozmieszczeni są pracownicy w danej przestrzeni – mogą znajdować się oni w jednym pokoju, w wielu pokojach, na różnych piętrach w budynku lub w różnych lokalizacjach.

Mobilność użytkowników – niektórzy użytkownicy mogą pracować przy biurkach i ich stanowiska pracy są niezmienne, są też osoby, których charakter pracy jest związany z ciągłym przemieszczaniem się po pewnej przestrzeni, na przykład pracownik magazynu. To powoduje, że część użytkowników może korzystać z urządzeń VoIP, które będą ulokowane na ich biurkach, natomiast część będzie potrzebowała na przykład słuchawek przenośnych.

Dotychczas posiadane telefony – jeśli użytkownicy do tej pory korzystali ze zwykłych telefonów, należy zdecydować czy nadal będą z nich korzystali, czy też zostaną one wymienione na nowe urządzenia, w tym urządzenia VoIP (na przykład telefony VoIP).

Centrala telefoniczna – w firmach najczęściej wykorzystuje się centrale telefoniczne, aby użytkownicy do nich podłączeni, mieli możliwość korzystania z miejskich linii telefonicznych i publicznej numeracji. Pytanie które należy tu zadać, czy centrala telefoniczna będzie nadal wykorzystywana w zakresie połączeń telefonicznych, czy będzie zbędna.

Rozwiązania wirtualne – w przypadku bardziej rozbudowanych systemów, przy wyborze sprzętu, należy wcześniej zadecydować, czy system będzie opierał się na rozwiązaniach opartych o usługi operatorów zewnętrznych, wykorzystując elementy określane jako wirtualna centrala (transfery połączeń, zapowiedzi głosowe, pozostawianie wiadomości użytkownikom, nagrywanie rozmów, kierowanie rozmów do grup użytkowników itd.), dzięki czemu wystarczające będą przy wdrożeniu same bramki VoIP i/lub telefony VoIP, czy jednak wdrożenie będzie oparte jedynie o dostęp od operatora VoIP (konta użytkowników lub łącze typu SIP Trunk), natomiast użytkownicy końcowi będą korzystali z zasobów centrali IPPBX do której będą podłączeni. Decyzja o korzystaniu z rozwiązań wirtualnych pociąga za sobą wymóg ewentualnego zakupu dodatkowych rozwiązań typu centrala IPPBX.

Koszty inwestycyjne czy operacyjne – pozyskać sprzęt można na dwa sposoby: kupując go lub dzierżawiąc. Pierwszy sposób związany jest z inwestycją i kosztem jednorazowym (pomijając sposób finansowania tej inwestycji) polegającym na zakupieniu urządzeń na własność. Jednak decydując się na wdrożenie telefonii VoIP, warto sprawdzić, czy operator VoIP, który będzie świadczył na naszą rzecz usługi, może również udostępnić nam urządzenia na zasadzie ich subsydiowania. W takim przypadku występują koszty operacyjne i bieżące finansowanie urządzeń na zasadzie dzierżawy, rozliczanej na przykład w abonamencie płaconym operatorowi za świadczone usługi.

Wygląd zewnętrzny urządzeń – niebanalną kwestią jest to, jak wyglądają urządzenia, w tym poziom ich ergonomii. Przy bramach VoIP ma to mniejsze znaczenie, ponieważ można je umiejscowić tak, aby nie były widoczne. Nie posiadają też klawiatury. Jednak decydując się na telefony VoIP, ważnym elementem może okazać się na przykład ich kolor, rozmieszczenie przycisków, czytelność wyświetlacza oraz jego wielkość i kolorystyka, wielkość i kształt słuchawki, jak również materiał z którego została wykonana obudowa urządzenia oraz inne ważne z punktu widzenia danego użytkownika elementy.

Specyfikacja sprzętu – wybór urządzeń powinien być również oparty o jego specyfikację fizyczną oraz techniczną. Specyfikacja fizyczna obejmuje na przykład rodzaje i ilość portów w urządzeniu[1], możliwość podłączenia słuchawek nagłownych za pośrednictwem konkretnego rodzaju portu słuchawkowego, sposób montowania urządzenia na przykład w szafie rakowej lub możliwość zawieszenia na ścianie, konieczność jego chłodzenia lub brak takiej konieczności. Specyfikacja techniczna natomiast, jest po części zależna i powiązana z możliwościami jakie oferuje dany operator usług VoIP i są to na przykład obsługiwane kodeki, sposób dostarczania usług (konto użytkownika, SIP Trunk), ale także wsparcie dla mechanizmów poprawiających jakość i bezpieczeństwo użytkowania telefonii VoIP, takich jak QoS, czy obsługa VLAN lub wbudowany firewall, a w przypadku central IPPBX na przykład liczba jednoczesnych połączeń wykonywanych w danym czasie.

Marka, producent – po decyzji jakiego rodzaju urządzenia będą niezbędne do przeprowadzenia wdrożenia i o jakiej specyfikacji, ostatnim elementem jest wybór sprzętu danej marki lub danego producenta. W tej kwestii można opierać się o opinie innych użytkowników, kierować się powszechnie znaną renomą danej marki, poleceniem przez danego operatora usług VoIP, szczególnie jeśli przeprowadza on certyfikację w zakresie współdziałania urządzeń ze swoją platformą usług VoIP, ale również można kierować się ceną urządzeń (należy założyć, że im tańsze urządzenie, tym jego jakość niższa), ich wyglądem i precyzją wykonania co często jest brane pod uwagę w przypadku telefonów VoIP oraz funkcjonalnością: w przypadku bramek VoIP dodatkowe, wbudowane rozwiązania jak na przykład router, przełącznik, sieć bezprzewodowa, a w przypadku telefonów VoIP na przykład dodatkowe klawisze funkcyjne, słuchawki bezprzewodowe, wielkość i jakość wyświetlacza.

Zobacz również:

• Wybór operatora VoIP i oferty
• Testy początkiem do całościowego wdrożenia
• Weryfikacja posiadanej infrastruktury teleinformatycznej
• Weryfikacja posiadanego dostępu do Internetu
• Realizacja projektu VoIP