Okazuje się, że firmy i ludzie mają różne powody, dla których chcą korzystać z usług telefonii internetowej. Pierwszym z podstawowych i oczywistych powodów, jest obniżenie kosztów abonamentów i połączeń telefonicznych. Nie od dziś wiadomo, że korzystanie z połączeń telefonicznych przez sieć Internet jest zdecydowanie tańsze niż wykonywanie tych samych połączeń przez tradycyjną sieć telekomunikacyjną, co wynika bezpośrednio z kosztów jakie tradycyjni operatorzy usług telekomunikacyjnych muszą ponosić na infrastrukturę.

Tradycyjni operatorzy muszą utrzymywać wybudowaną w ramach wcześniejszych inwestycji infrastrukturę w postaci central telefonicznych, przełącznic kablowych oraz budynków w których się znajdują te urządzenia, kabli telefonicznych i kanalizacji w której znajdują się te kable. Oczywistym jest, że poczynione inwestycje muszą im się zwrócić z pobieranych opłat abonamentowych i opłat za rozmowy telefoniczne. Całą tę infrastrukturę trzeba utrzymywać i zarządzać nią, poprzez zatrudnienie odpowiedniej liczby pracowników, bądź wynajęcie firm zewnętrznych.

W przypadku operatorów VoIP, nie ma prawie żadnych kosztów związanych z infrastrukturą oprócz serwerów usługowych i kosztów związanych z ich utrzymaniem np. w salach kolokacyjnych[1]. Dochodzi tutaj również koszt zatrudnienia informatyków i programistów, bądź innych specjalistów z dziedziny informatyki oraz ewentualnie osób przyjmujących zgłoszenia klientów. Całość tych kosztów jest zdecydowanie mniejsza, niż w przypadku kosztów ponoszonych przez operatorów tradycyjnych. Ponieważ rozmowy są prowadzone za pośrednictwem istniejącej już infrastruktury (poprzez łącza dostępowe do Internetu i samą sieć Internet), więc operator telefonii internetowej nie ponosi kosztów związanych z utrzymaniem łączy telekomunikacyjnych. Tak więc koszty abonamentów i połączeń telefonicznych w przypadku operatorów VoIP mogą być znacznie niższe, niż w przypadku operatorów tradycyjnych, szczególnie jeśli mówimy o kosztach połączeń międzynarodowych.

Należy tu zwrócić również uwagę na to, że najwyższa marża z połączeń telefonicznych, którą pobierają operatorzy, to połączenia zamykające się we własnej sieci telekomunikacyjnej. Jeśli połączenia są wykonywane do sieci innych operatorów, wtedy operator z którego sieci zostało zainicjowane połączenie, musi zapłacić jakąś cześć pobranej od abonenta opłaty, operatorowi u którego połączenie zostało zakończone (odebrane). Dlatego operatorzy VoIP najczęściej nie pobierają opłat za połączenia wewnątrz swojej sieci, a operatorzy tradycyjni pobierają takie opłaty, ze względu na konieczność zwiększenie przychodów równoważących koszty wcześniejszych inwestycji.

Drugim istotnym motywem jest chęć prowadzenia rozmów za darmo, ponieważ połączenia w ramach sieci jednego operatora usług VoIP są w zdecydowanej większości przypadków darmowe, dzięki czemu z punktu widzenia klienta, nie ponosi on żadnych kosztów związanych z realizacją takiego połączenia. Dla klientów "domowych", ta funkcjonalność jest o tyle ważna, że mogą rozmawiać za darmo z rodziną lub znajomymi, którzy są w tej samej sieci VoIP niezależnie od miejsca przebywania poszczególnych osób – w kraju czy zagranicą. Z kolei firmy, chcą korzystać z darmowych połączeń pomiędzy oddziałami swoich firm, ale również realizować darmowe połączenia telefoniczne ze swoimi partnerami w biznesie i zaprzyjaźnionymi firmami.

Trzecim istotnym powodem coraz większej popularności telefonii internetowej, jest łatwość z jaką można zmieniać swoją infrastrukturę telekomunikacyjną w zależności od bieżących potrzeb. Jeśli firma potrzebuje np. większej liczby linii telefonicznych np. dla działu handlowego albo utworzenia nowego oddziału, to – bez zbytniej przesady – może to zorganizować nawet w pół godziny, przy założeniu, że dysponuje odpowiednim sprzętem (na przykład: bramkami VoIP, telefonami VoIP lub centralką IPPBX). Można to zrobić nawet w pięć minut, choćby z tego powodu, że wystarczy zainstalować na swoim komputerze darmowy program typu softphon, skonfigurować go pod usługi danego operatora VoIP i po dosłownie pięciu minutach od rozpoczęcia tego działania po podłączeniu słuchawek z mikrofonem do komputera prowadzić już rozmowy – zarówno wychodzące jak i przychodzące. Tak samo szybko można zrezygnować z tych linii telefonicznych.

Dlaczego tak szybko można tu działać? To proste. W przeciwieństwie do operatorów tradycyjnych, nie trzeba tu doprowadzać żadnych dodatkowych linii telefonicznych i przed tym sprawdzać czy są takie możliwości wykonując wywiad techniczny (wystarczy, że mamy dostęp do Internetu od dowolnego dostawcy), nie ma tu konieczności doprowadzania kabli telefonicznych (wystarczy, że mamy kable sieciowe z aktywnym dostępem do Internetu). Nie trzeba też podpisywać dodatkowych umów (szczególnie jeśli korzystamy z usług pre-paid – przedpłata). Wszystko co nam potrzeba do dzwonienia jest w zasadzie „pod ręką” jeśli tylko mamy dostęp do sieci Internet.

Czwartym powodem, jest mobilność usług telefonii internetowej. Przenosząc się w inne miejsce, wszędzie tam gdzie jest dostęp do Internetu, jest też możliwość posiadania swoich dotychczasowych numerów telefoniczne i usług telefonii VoIP. Jest to szczególnie ważny powód dla firm. Jeśli firma zamierza przenieść swoją siedzibę do nowej lokalizacji, wcześniej przygotowuje w tej lokalizacji infrastrukturę sieciową niezbędną do korzystania z telefonii internetowej, a następnie przeprowadza się w nowe miejsce. Dzięki zastosowaniu telefonii VoIP, z punktu widzenia klientów firmy, nic się nie zmienia pod względem kontaktów telefonicznych, mimo, że lokalizacja jest nowa. Wszyscy pracownicy mają nadal te same numery, te same usługi i tak samo jak wcześniej są dostępni. Nic dla świata zewnętrznego się nie zmieniło.

Piąty powód jest, związany z kosztem dostępu do Internetu i kosztem abonamentów za ten dostęp. Posiadając stały dostęp do Internetu, powstaje koszt w postaci abonamentu za łącze. Czy użytkownik korzysta z tego łącza, czy nie korzysta, musi za nie płacić. Więc skoro rozmowy telefoniczne można prowadzić przez Internet, to dlaczego w większym stopniu nie wykorzystać tego dostępu. Innymi słowy, zamiast płacić abonamenty za tradycyjne linie telefoniczne i ponosić koszty połączeń telefonicznych, można płacić tylko za rozmowy telefoniczne, a koszty abonamentów telefonicznych, które w przypadku telefonii VoIP będą znacząco mniejsze, przeznaczyć na przykład na zakup urządzeń umożliwiających prowadzenie rozmów przez Internet – koszty zakupu urządzeń szybko się zwrócą.

Na co dzień poprzez Internet przeglądamy strony internetowe w poszukiwaniu informacji i rozrywki, robimy zakupy lub korzystamy z innych usług sieciowych, kontaktujemy się z innymi za pomocą poczty elektronicznej, komunikatorów i portali społecznościowych. I mimo, że korzystanie z tych wszystkich elementów najczęściej jest darmowe, to za łącze do Internetu jest pobierana opłata. Tak więc naturalną potrzebą wydaje się wykorzystanie posiadanego łącza do czegoś więcej, aby jednostkowy koszt związany z korzystaniem z różnego rodzaju usług dostępnych za pośrednictwem sieci Internet był mniejszy. I taką właśnie usługą jest przesyłanie głosu on-line przez Internet. Telefonia internetowa jest kolejną usługą wchodzącą do pakietu dostępnych możliwości usługowych w ramach jednej opłaty za dostęp do Sieci.

Szóstym, praktycznym i ciekawym powodem jest praca w rozproszonych zespołach lub nawet zatrudnianie pracowników, którzy pracują w swoich domach. Wszyscy pracownicy mimo, że w różnych lokalizacjach, mają możliwość łatwej komunikacji ze sobą i co najważniejsze bez żadnych kosztów dodatkowych, ponieważ znajdują się w jednej sieci telefonicznej, w której rozmowy pomiędzy tymi użytkownikami nie powodują kosztów. Mogą korzystać z różnych technologii dostępu do Internetu, mogą korzystać z usług różnych operatorów w tym zakresie, a jednak nadal są w jednej sieci telefonicznej, nawet jeśli są oddaleni od siebie o setki kilometrów.

Siódmym, raczej nietypowym powodem, który można zaobserwować, jest chęć sprawdzenia czegoś nowego, nowej technologii. To dość rzadki przypadek, którego motywem przewodnim jest często chęć wdrożenia nowej technologii w celu wykazania w firmie np. swojej przydatności lub innowacyjności. Oczywiście ten przypadek to dobry temat przy uzasadnionym wdrożeniu, które uprzednio zostało przemyślane i dobrze zaplanowane, w przeciwnym razie może zadziałać wręcz odwrotnie.

I na koniec wspomnieć tu należy również o ósmym motywie, dla którego częstą przesłanką do wdrożenia telefonii internetowej jest chęć skorzystania z innowacyjnych i niedostępnych w tradycyjnych rozwiązaniach usług, które znacznie rozszerzają możliwości prowadzenia biznesu przez firmy. Są to usługi dodane, które w łatwy sposób można implementować zarówno stosując rozwiązania sprzętowe jak i hostowane u operatorów telefonii VoIP. Większość operatorów VoIP udostępnia odpowiedni panel administracyjny, za pośrednictwem którego, można w łatwy sposób zarządzać usługami, łączyć je w łańcuchy następujących po sobie zdarzeń oraz wiązać je z wybranymi użytkownikami lub numerami. Jeśli usługi są realizowane za pośrednictwem centralki IPPBX, zarządzanie wszelkimi usługami dostępnymi na takiej platformie, jest tak samo łatwo dostępne, jak w przypadku usług świadczonych przez operatorów telefonii internetowej.

Dodatkowym elementem na który należy tu wskazać, jest przydatna funkcjonalność bilingu on-line dostępna poprzez panel administracyjny klienta. Dzięki tej przydatnej funkcjonalności od razu można monitorować koszty połączeń telefonicznych i na bieżąco je rozliczać.