Aby korzystać z telefonii internetowej w danej lokalizacji, trzeba spełnić kilka warunków, które są niezbędne do prawidłowego jej działania. W celu instalacji urządzeń VoIP, wymagane jest udostępnienie gniazda typu RJ-45 (Ethernet) z aktywnym dostępem do Internetu dla każdego z urządzeń. Jeśli urządzenia stosowane do realizacji telefonii internetowej mają taką możliwość, można wykorzystać już istniejące kable sieciowe podłączone do komputerów, poprzez podłączenie komputerów do urządzeń VoIP, a samych urządzeń VoIP do odpiętych uprzednio od komputerów kabli sieciowych (jednoportowy switch w urządzeniu VoIP).

Należy również zapewnić gniazda zasilania ~230 V dla urządzeń typu bramki VoIP lub telefony VoIP, chyba że będą one zasilane z lokalnej sieci informatycznej z wykorzystaniem mechanizmu PoE[1] (urządzenia VoIP muszą mieć zaimplementowaną taką funkcjonalność).

Urządzenia VoIP - co jest oczywiste - nie mogą działać bez dostępu do sieci Internet, a żeby miały możliwość prawidłowego działania, trzeba zapewnić im dostęp o właściwych parametrach. Jakość telefonii internetowej i prowadzonych przez sieć Internet rozmów, jest w dużym stopniu zależna od jakości dostępu do Internetu, który posiada użytkownik (tak zwana "ostatnia mila"). Ważnym jest, aby łącze do Internetu nie tylko posiadało właściwą prędkość przesyłu danych, ale aby inne parametry - ważne z punktu widzenia telefonii VoIP - były zachowane:

• prędkość przesyłu danych (Bit Rate): minimum dla jednego trwającego połączenia telefonicznego to 64 kbit/s do Internetu i 64 kbit/s z Internetu (łącze symetryczne o prędkości 64/64 kbit/s) - przy większej liczbie jednoczesnych połączeń, wielokrotność tych wartości. Przy dużej ilości jednoczesnych połączeń np. 30 jednocześnie trwających połączeń, należy zapewnić minimum łącze będące wielokrotnością pasma jak wyżej vs. liczba połączeń. Tak więc w tym przypadku będzie to 30 szt. x 64 kbit/s = 1920 kbit/s, a więc minimum dla takiej ilości połączeń to łącze symetryczne 2Mbit/s na 2Mbit/s z przeznaczeniem tylko dla połączeń głosowych w technologii VoIP;
• opóźnienie (Delay): jeśli opóźnienia przesyłanych pakietów w dowolnym kierunku są większe niż 150 ms, to jakość połączenia VoIP ulega już znacznemu pogorszeniu - echo, przerywanie, zła słyszalność;
• nierównomierność przesyłania pakietów (Jitter): pakiety są przesyłane z różną prędkością - jedne szybciej inne wolniej - jeśli jitter jest większy niż 2 ms, to słychać w słuchawce telefonu przerywane słowa;
• utrata pakietów (Packet Loss): zdarza się, że podczas transmisji danych część pakietów jest odrzucana przez urządzenia pośredniczące (na przykład router), najczęściej wtedy, gdy występuje zjawisko natłoku danych/ruchu lub są odrzucane przez samo urządzenie VoIP, jeśli wartość jitter jest duża - przyjmuje się, że przy wartości maksymalnie 5% utraconych pakietów, mowa jest jeszcze zrozumiała;
• Overbooking: stosowany przez niektórych operatorów dostarczających łącza do Internetu zabieg, polegający na sprzedaży klientom sumarycznie większej przepustowości łączy, niż w rzeczywistości operator posiada w swoich zasobach - ma bezpośredni wpływ na w/w zjawiska, czyli opóźnienia, jitter i utratę pakietów.

Biorąc pod uwagę powyższe aspekty, dobrze jest korzystać z łączy symetrycznych (prędkość przesyłu danych w obu kierunkach jest taka sama), których jakość jest gwarantowana odpowiednią umową SLA.

Drugim ważnym elementem jest kwestia samej sieci LAN oraz sprzętu w tej sieci (switche, routery) oraz modemu/routera na styku sieci lokalnej i łącza do operatora usług internetowych. Sprzęt ten musi być bardzo wydajny i szybki, aby mógł zapewnić bezproblemową transmisję pakietów głosowych w dużej liczbie (jeśli jednoczesnych połączeń jest na przykład 30) oraz jednoczesną obsługę wielu sesji. Warto zainwestować tu w wydajny, choć droższy sprzęt, aby uniknąć niepotrzebnych kłopotów związanych z jakością połączeń.

Ostatnią kwestią są połączenia faksowe dla których rekomendowane jest jednak korzystanie z tradycyjnych, analogowych linii telefonicznych, ponieważ gwarantują one 100% komunikacji faksowej (transmisja modemowa pomiędzy urządzeniami). W przypadku transmisji faksowej w technologii VoIP może wystąpić sytuacja, że około 5% wysłanych lub odebranych faksów nie zostanie zrealizowana, co wynika na wprost z faktu, że transmisja pakietów w otwartej sieci Internet nie jest gwarantowana, a w ekstremalnym przypadku, utrata nawet jednego pakietu w urządzeniach komutujących ruch pakietów w Internecie może zakłócić transmisję faksową.