W niektórych telefonach VoIP możemy się spotkać z dodatkowymi klawiszami, tak zwanymi DSS Key, które umożliwiają wykorzystanie dodatkowych funkcji dostępnych w telefonii VoIP. Często jednak popularnie nazywane są one klawiszami BLF, od funkcjonalności, która jest najczęściej wykorzystywana w przypadku tych klawiszy.

Na czym polega BLF (ang. Busy Lamp Field)?

Funkcjonalność BLF to nic innego jak możliwość monitorowanie stanu innych linii telefonicznych w naszej firmie/organizacji z telefonu posiadającego taką opcję. Jest to funkcjonalność najczęściej wykorzystywana w biurach, w których występują takie stanowiska pracy jak sekretariat lub recepcja, ponieważ osoba pracująca na takim stanowisku, widzi od razu, jaki jest status linii telefonicznej danego pracownika, a w konsekwencji czy może połączyć rozmowę do tego pracownika (jego linia telefoniczna jest wolna) czy nie może (pracownik rozmawia przez telefon, przez co jego linia telefoniczna jest zajęta). Jeśli linia telefoniczna jest wolna, klawisz świeci się na zielono, natomiast jeśli jest zajęta, świeci się na czerwono - znak, że połączenie nie może być przełączone do danej osoby.

Oprócz samego monitorowania stanu linii telefonicznej, za pomocą przycisku pod którym jest zaprogramowana taka funkcjonalność, można też (jak wspomniano powyżej) w szybki sposób przełączyć połączenie telefoniczne (bez konieczności pamiętania numeru linii telefonicznej), co znacznie ułatwia pracę w sekretariacie lub recepcji. A jeśli wiemy, że danej osoby nie ma przy jej telefonie, możemy za pomocą przycisku monitorującego jego linię telefoniczną odebrać połączenie przychodzące przyciskając klawisz BLF tej linii telefonicznej.

Dodać też należy, że monitorowanie innych numerów i ich linii telefonicznych poprzez funkcjonalność BLF może być realizowane dla łączy znajdujących się w naszej lokalizacji lub w innych lokalizacjach - geograficznie znajdujących się w innym miejscu niż nasza, co jest bardzo przydatne w rozproszonych organizacjach, których oddziały mieszczą się w różnych częściach miasta lub w innych miastach, a nawet w innych państwach.

Jakie jeszcze funkcjonalności można zaprogramować pod klawiszami DSS Key?

Dzięki dodatkowym klawiszom DSS Key możliwe jest zaprogramowanie wielu dodatkowych funkcji, pomagających w codziennej pracy biurowej i usprawniających ją. Są to miedzy innymi: BLF, linia telefoniczna, szybkie wybieranie numeru, tryb Interkomu, tryb URL, tryb BLA, konferencja, przekierowanie połączenia, przełączenie połączenia, podtrzymanie rozmowy, DND, ponowne wybieranie numeru, oddzwanianie, grupowe odbieranie połączenia, parkowanie połączenia, grupowe słuchanie rozmowy, wiadomości SMS, poczta głosowa, Custom, podtrzymanie połączeń zewnętrznych, podtrzymanie połączeń wewnętrznych.

Linia telefoniczna (ang. Line)

Klawisze mogą zostać skonfigurowane by pełnić funkcję klawiszy linii telefonicznych, co pozwala nam oprócz korzystania ze standardowych klawiszy linii telefonicznych, aktywować dodatkowe przyciski w tym zakresie. 

Szybkie wybieranie numeru (ang. Speed Dial) 

Konfiguracja przycisku jako klawisza Szybkie Wybieranie umożliwia stworzenie miejsca, gdzie mamy zapamiętany często używany numer, dzięki czemu nie musimy wybierać go za pomocą klawiatury telefonicznej, ale jednym kliknięciem w zaprogramowany klawisz. 

Tryb interkomu (ang. Intercom)

Klawisz DSS może zostać skonfigurowany dla trybu Intercom. Funkcja ta jest bardzo użyteczna w środowisku biurowym, gdzie za pomocą jednego kliknięcia uruchamiamy tryb głośnomówiący w przypisanej grupie telefonów informując o ważnym wydarzeniu lub przekazując ważny komunikat. Aby móc skorzystać z funkcji Intercom musi być ona obsługiwana przez twoją centralę IPPBX.

Tryb URL (ang. Uniform Resource Locator)

Konfiguracja przycisku jako klawisza URL umożliwia szybkie zestawienie połaczenia do innego telefonu z wykorzystaniem adresu IP tego telefonu - w telefonie nie musi funkcjonować linia telefoniczna aby moc rozmawiać. 

Tryb BLA (ang. Bridged Line Appearance)

Funkcja ta pozwala dzielić się daną linią telefoniczną z innymi użytkownikami (kilku użytkowników korzysta z tej samej linii telefonicznej). Umożliwia też podgląd statusu wspólnych linii telefonicznych. Gdy dany użytkownik realizuje połączenie wychodzące w tym trybie, pozostali użytkownicy widzą, że współdzielona linia jest w użyciu, równocześnie linia zostaje zablokowana na czas jej użytkowania, do momentu zakończenia połączenia lub wstrzymania go - inni użytkownicy nie mogą z niej korzystać. Podobnie wszyscy użytkownicy są informowani o połączeniu przychodzącym, które może zostać odebrane na linii podłączonej do rozszerzenia BLA przez tych użytkowników.

Konferencja (ang. Conference)

Przyciski mogą zostać tak skonfigurowane, by pełniły funkcję klawiszy konferencyjnych w trakcie połączenia. Klawisz tak ustawiony pozwala połączyć się z wcześniej wybranym numerem, tak by dołączył się do konferencji w trakcie już prowadzonego połączenia. 

Przekierowanie połączenia (ang. Forward)

Funkcja ta pozwoli szybko włączyć lub wyłączyć przekierowanie na inny, uprzednio zaprogramowany w ramach tej funkcjonalności numer telefoniczny (wewnętrzny, miejski stacjonarny lub komórkowy).

Przełączenie połączenia (ang. Transfer)

Klawisz DSS może pełnić funkcję klawisza przełączenia połączenia, po jego kliknięciu możemy przełaczyć połączenie z zapowiedzią (ang. Attended Transfer) lub bez zapowiedzi (ang. Blind Transfer).

Podtrzymanie rozmowy (ang. Hold)

Przyciskom można przyporządkować funkcję podtrzymania rozmowy, co umożliwia zawieszenie jednego połączenia w celu umożliwienia odebranie innego połączenia lub zawieszenia trwającego połączenia w celu przeprowadzenia konsultacji z inną osobą. 

DND (ang. Do Not Disturb)

Przycisk może zostać tak skonfigurowany, by pełnił funkcję klawisza włączającego i wyłączającego DND (Nie przeszkadzać), przez co połączenia przychodzące do telefonu, będą automatycznie odrzucane i osoba dzwoniąca na dany telefon, usłyszy sygnał zajętości. Aktywacją usługi jest możliwa zaraz po naciśnięciu klawisza. Ponowne naciśnięcie przycisku wyłącza funkcję.  

Ponowne wybieranie numeru (ang. Redial)

Naciskając klawisz ustawiony na funkcję Redial, spowoduje wywołanie ostatnio wybranego numeru, dodatkowo, jeśli w telefonie jest zaprogramowanych kilka linii telefonicznych, można wybrać konkretną linię, z której użytkownik chce się połączyć, naciskając uprzednio przyciski linii.  

Oddzwanianie (ang. Call Return)

Przyciskom można przyporządkować funkcję oddzwaniania, która umożliwia wybranie połączenia z ostatnio odebranym numerem.

Grupowe odbieranie połączenia (ang. Group Pickup)

Gdy przycisk jest zaprogramowany dla tej funkcji, możliwe jest odbieranie przez każdego użytkownika połączeń przychodzących do grupy numerów w której znajduje się ten użytkownik. Dodatkowo gdy pojawia się więcej niż jedno połączenie w tym samym czasie, telefonu wyświetla listę połączeń przychodzących. Z listy można wybrać połączenie które chcemy odebrać i prowadzić rozmowę.

Parkowanie połączenia (ang. Call Park)

Parkowanie połączeń jest funkcją, która umożliwia zawieszenie połączenia na jednym aparacie telefonicznym i kontynuowanie jej na drugim. Dzięki tej funkcjonalności telefon przełączy bieżącą rozmowę na inny wolny numer wewnętrzny, jednocześnie zawieszając rozmowę na wcześniejszym aparacie. System wyświetli numer wewnętrzny zaparkowanego połączenia, tak by mogło ono zostać odebrane na drugim aparacie.

Grupowe słuchanie rozmowy (ang. Group Listening)

Gdy klawisz jest ustawiony na funkcję Grupowe słuchanie, użytkownik może użyć trybu głośnomówiącego i trybu słuchawki telefonicznej/słuchawek nagłownych jednocześnie. Funkcja ta jest wygodna dla grupowych konwersacji. Rozmówcy mają możliwość mówienia oraz słyszenia przy pomocy różnych urządzeń audio (słuchawka telefoniczna/słuchawka nagłowna), w tym samym czasie inni rozmówcy mogą posługiwać się trybem głośnomówiącym. Naciskając klawisz ponownie następuje powrót do poprzedniego trybu działania telefonu.  

Wiadomości SMS

Konfiguracja przycisku jako klawisza SMS umożliwia szybki dostęp do tej funkcji poprzez naciśnięcie klawisza, jeśli oczywiście serwer usług VoIP wspiera komunikację SMS-ową. 

Poczta głosowa (ang. Voicemail)

Konfiguracja przycisku jako klawisza Voicemail umożliwia szybki dostęp do wiadomości pozostawionych na poczcie głosowej i zarządzania tymi wiadomościami, jeśli oczywiście serwer usług VoIP wspiera usługę pozostawiania i odsłuchiwania poczty głosowej. 

Custom

W trakcie prowadzonej rozmowy telefonicznej, użytkownik może wysłać żądany numer za pomocą sygnalizacji DTMF (na przykład po połączeniu telefonicznym, konieczne jest podanie numeru PIN lub numeru użytkownika - nie trzeba wtedy wybierać go z klawiatury numerycznej, a można wysłać jednym naciśnięciem przycisku). Numer ten musi być wcześniej zaprogramowany w telefonie pod klawiszem z ta funkcją.  

Podtrzymanie połączeń zewnętrznych (ang. Public Hold)

Funkcja podtrzymania połączeń zewnętrznych może zostać przypisana jednemu z klawiszy. W trakcie rozmowy wszyscy użytkownicy przypisani do konkretnej grupy BLA mogą używać tego przycisku by podtrzymać lub odebrać połączenie. 

Podtrzymanie połączeń prywatnych (ang. Private Hold)

Kiedy przycisk zostanie ustawiony na funkcję podtrzymania połączeń prywatnych, wszyscy członkowie poszczególnej grupy BLA są upoważnieni do użycia tego przycisku by podtrzymać połączenie, jednak tylko inicjator połączenia może je wznowić.