Klawisze sterujące telefonem umieszczone są zwyczajowo pod wyświetlaczem telefonu VoIP. Producenci telefonów VoIP dlatego je tam umieszczają, ponieważ na wyświetlaczu dynamicznie są pokazywane funkcje, które w danym momencie są dostępne dla użytkownika, w zależności w jakim stanie znajduje się w danej chwili telefon. Na przykład w gry słuchawka telefoniczna jest położona na widełki na wyświetlaczu są pokazane podstawowe funkcjonalności związane z gotowością do wykonania połączenia telefonicznego jak dostęp do książki telefonicznej (Dir), możliwość włączenia opcji nie przeszkadzać (DND), możliwość wybrania ostatniego numeru (Redial), możliwość ustawienia przekierowania (CFWD), dostęp do menu telefonu (Menu) lub inne w zależności od liczby przycisków pod telefonem i producenta telefonu.

Gdy telefon dzwoni, klawisze umożliwią nam na przykład odebranie połączenia lub odrzucenie połączenia, a gdy prowadzimy już rozmowę telefoniczną, klawisze automatycznie zmienią swój tryb działania i dostosują się do tego trybu działania telefonu VoIP, umożliwiając użytkownikowi na przykład wykonanie transferu połączenia telefonicznego lub jego zawieszenie albo włączenie trybu konferencji w celu przyłączenia innych użytkowników.

Klawisze funkcyjne zostały tak stworzone i zaprogramowane przez producentów telefonów VoIP, aby jak najlepiej wspierać użytkownika podczas jego pracy z telefonem. Niemniej nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić ich ustawienia i lepiej przystosować ich działanie do potrzeb danego użytkownika telefonu, w zależności od jego indywidualnych potrzeb lub preferencji.