Telefony VoIP (Telefony IP) to połączenie w jednej obudowie bramki VoIP oraz zwykłego telefonu. Telefon taki posiada - podobnie jak zwykły telefon - słuchawkę telefoniczną, klawiaturę do wybierania numerów i w większości przypadków wyświetlacz (monochromatyczny lub kolorowy), który może być również wyświetlaczem dotykowym. Prawie zawsze posiada również gniazdo umożliwiające podłączenie zewnętrznych słuchawek z mikrofonem. Standardem jest również dodatkowy port typu Ethernet, za pomocą którego do telefonu IP można podłączyć komputer (mini switch)

W przeciwieństwie do tradycyjnych aparatów telefonicznych, telefon VoIP nie posiada przełączników lub suwaków służących do regulacji głośności dzwonka lub wyboru typu wybierania (impulsowe/tonowe – na marginesie, jest tu możliwe tylko wybieranie tonowe). Wszystkie regulacje telefonu odbywają się poprzez menu telefonu albo poprzez jego panel administracyjny lub dedykowane przyciski. W zależności od modelu, telefon VoIP posiada różne dodatkowe przyciski, np. umożliwiające skorzystanie z różnych linii telefonicznych, wyciszenia mikrofonu lub rozmowy głośnomówiącej, dostępu do menu telefonu, poczty głosowej, a także inne, które często można zaprogramować wg własnych upodobań lub potrzeb.

Standardem w telefonach VoIP jest możliwość skorzystania z funkcji „nie przeszkadzać” (DND[1]), dzwonienia z pamięci telefonu w zakresie ostatnich połączeń (odebrane, nieodebrane, wybierane), dzwonienia z książki telefonicznej, transferów połączeń (natychmiastowych lub z zapowiedzią) do innych użytkowników sieci oraz połączeń konferencyjnych (trzech rozmówców), zawieszenia połączenia, wyłączenia mikrofonu i rozmowy w trybie głośnomówiącym.

Telefonu IP w przeciwieństwie do zwykłego aparatu telefonicznego, nie podłączamy do zwykłej, tradycyjnej linii telefonicznej (np. stacjonarnej sieci telefonicznej), lecz do sieci informatycznej posiadającej łączność z siecią Internet. Typowy telefon VoIP posiada gniazdo typu Ethernet, umożliwiające podłączenie go kablem (skrętką) zakończonym wtyczką RJ-45 do lokalnej sieci informatycznej (LAN).

Rysunek: Podłączenie telefonu IP do sieci

Bardziej rozbudowane telefony VoIP, mają do dyspozycji dwa gniazda sieciowe. W takim przypadku można je podłączyć do swojej sieci lokalnej LAN, a do telefonu podłączyć na przykład komputer, dzięki czemu nie są potrzebne oddzielne gniazda do podłączenia telefonu VoIP i komputera. Telefon taki działa jak jednoportowy switch, dzięki czemu i telefon i komputer otrzymują z sieci różne adresy IP. W tego rodzaju rozwiązaniach, telefony zazwyczaj posiadają funkcjonalność PoE, dzięki czemu nie trzeba zasilać telefonu ze zwykłych gniazdek elektrycznych z wykorzystaniem zasilacza. Nieraz zdarza się, że telefony posiadają wbudowany prosty router, na bazie którego możemy zbudować dalszą część sieci informatycznej i zarządzać nią. Niektóre modele mogą posiadać również gniazdo telefoniczne typu FXO, do podłączenia zwykłej linii telefonicznej.

Telefonem VoIP - podobnie jak bramką VoIP - można sterować i programować go na dwa sposoby: albo z samego telefonu albo za pośrednictwem komputera i panelu administracyjnego telefonu. Przy czym programowanie telefonu IP bezpośrednio z jego klawiatury, jest o wiele wygodniejsze niż programowanie brami VoIP, ponieważ mamy w nim dostępny wyświetlacz, na którym widzimy co jest zaprogramowane i co programujemy – nie musimy korzystać z menu głosowego, jak to się dzieje w aparacie telefonicznym podłączonym do bramki VoIP.

Aby programować telefon poprzez jego klawiaturę, należy wcisnąć przycisk menu i za pomocą klawisza strzałek (w który większość producentów wyposaża telefon VoIP) poruszać się po jego menu. Możemy tu głównie ustawiać parametry sieciowe, właściwości telefonu (dzwonki, wyświetlacz, słyszalność w słuchawce itp., włączać i wyłączać dodatkowe funkcjonalności w telefonie) jak i dane naszego konta użytkownika wybranej sieci VoIP. Zdarza się również tak, że aby zaprogramować ustawienia związane z kontem użytkownika, należy przejść już do panelu administracyjnego urządzenia. W tym celu należy odczytać adres IP jaki został przydzielony urządzeniu (najczęściej fabrycznie telefon jest ustawiony na automatyczne pobieranie adresu IP z sieci - DHCP), wpisać go do okna przeglądarki w miejscu, gdzie na co dzień wpisywany jest adres strony internetowej, nacisnąć klawisz Enter i dostać się do wewnętrznych ustawień telefonu. Wszystko to przy założeniu, że komputer z którego będzie programowany telefon VoIP znajduje się w tej samej sieci lokalnej, w której znajduje się telefon VoIP, czyli adres IP komputera jest z tej samej puli numeracyjnej, na przykład telefon ma adres IP: 192.168.1.85, a adres IP komputera to na przykład: 192.168.1.51.

Teraz można już w pełni programować telefon. Aby móc konfigurować wszystkie opcje telefonu, najlepiej po otwarciu jego interfejsu sieciowego, wybrać opcję logowania jako administrator oraz skorzystać z opcji ustawień zaawansowanych (jeśli jest to wymagane w danym modelu urządzenia).

Należy tu również wspomnieć, że na rynku są również dostępne telefony VoIP z prekonfigurowanymi ustawieniami wybranych operatorów VoIP, dzięki czemu podczas konfiguracji telefonu, wystarczy jedynie wybrać tego operatora w ustawieniach telefonu, wpisać parametry swojego konta użytkownika (nazwa użytkownika i hasło) i telefon sam pobierze z sieci właściwe ustawienia. Jest to pewien rodzaj provisioning’u (automatyczna konfiguracja).