Przechowywanie nagrań na zewnętrznym serwerze umożliwia zwolnienie przestrzeni dyskowej przeznaczonej na nagrania telefoniczne w systemie wirtualnej centrali telefonicznej i archiwizację tych nagrań we własnych zasobach informatycznych.

W dziale: "Jakie są dostępne systemowe usługi telefoniczne i/lub elementy oraz moduły wirtualnej centrali?" zobacz również:

• wirtualna centrala telefoniczna (Virtual PBX)
• stanowiska użytkowników telefonicznych
• numeracja wewnętrzna/skrócona
• monitoring statusu innych numerów wewnętrznych BLF (Busy Lamp Field/Presence)
• zapowiedzi głosowe / komunikaty słowne (np. na przywitanie)
• zamiana tekstu na mowę / syntezator mowy (Text to Speech)
• warunki czasowe / kierowanie połączeń w zależności od czasu połączenia
• drzewa IVR (wybierz 1, wybierz 2…) - (Interactive Voice Response)
• kolejkowanie połączeń przychodzących (Queues)
• połączenia oczekujące (Call Waiting)
• przekierowania połączeń telefonicznych (Call Forward)
• transfer / przełączenie połączenia do innej osoby (Call Transfer)
• zawieszenie połączenia telefonicznego (Call Parking/Hold)
• muzyka na czekanie (Music on Hold)
• grupy wywoławcze / grupy odbiorcze (Hunt Group)
• przechwytywanie / przejmowanie połączeń (Call Pickup)
• poczta głosowa (Voicemail)
• nagrywanie rozmów telefonicznych (Call Recording)
• zamiana nagrania rozmowy telefonicznej na tekst (transkrypcja nagrania na tekst)
• przechowywanie nagrań w systemie

Oprócz oczywistego działania w postaci ręcznego przeniesienia nagrań w inne miejsce, ważniejszym działaniem dla tej usługi jest automatyczne przenoszenie nagrań co wybrany czas, na przykład raz na dobę. Najczęściej takie działanie jest realizowane poprzez planowe kopiowanie nagrać na zewnętrzny, wskazany przez klienta serwer FTP lub jeszcze lepiej serwer SFTP wraz z automatycznym tworzeniem katalogów porządkujących kopie nagrań wg zadanych kryteriów (np. data, numer telefonu lub podobne). Po wykonaniu automatycznej kopii danych i stwierdzeniu przez system wirtualnej centrali telefonicznej prawidłowości przesłania danych i ich kompletności, nagrania są trwale usuwane z zasobów dyskowych systemu telekomunikacyjnego.