Przechowywanie nagrań w systemie jest formą magazynowania rozmów telefonicznych bezpośrednio w zasobach wirtualnej centrali telefonicznej. Zapisane w postaci plików dźwiękowych rozmowy, są dostępne poprzez panel administratora (wszystkie pliki z nagraniami) lub poprzez panel użytkownika (pliki z nagraniami rozmów przeprowadzonych przez danego użytkownika). Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego przez uprawnioną osobę, można:

• odsłuchać on-line wybrane nagranie,
• pobrać na dysk swojego komputera wybrane nagranie.

W dziale: "Jakie są dostępne systemowe usługi telefoniczne i/lub elementy oraz moduły wirtualnej centrali?" zobacz również:

• wirtualna centrala telefoniczna (Virtual PBX)
• stanowiska użytkowników telefonicznych
• numeracja wewnętrzna/skrócona
• monitoring statusu innych numerów wewnętrznych BLF (Busy Lamp Field/Presence)
• zapowiedzi głosowe / komunikaty słowne (np. na przywitanie)
• zamiana tekstu na mowę / syntezator mowy (Text to Speech)
• warunki czasowe / kierowanie połączeń w zależności od czasu połączenia
• drzewa IVR (wybierz 1, wybierz 2…) - (Interactive Voice Response)
• kolejkowanie połączeń przychodzących (Queues)
• połączenia oczekujące (Call Waiting)
• przekierowania połączeń telefonicznych (Call Forward)
• transfer / przełączenie połączenia do innej osoby (Call Transfer)
• zawieszenie połączenia telefonicznego (Call Parking/Hold)
• muzyka na czekanie (Music on Hold)
• grupy wywoławcze / grupy odbiorcze (Hunt Group)
• przechwytywanie / przejmowanie połączeń (Call Pickup)
• poczta głosowa (Voicemail)
• nagrywanie rozmów telefonicznych (Call Recording)
• zamiana nagrania rozmowy telefonicznej na tekst (transkrypcja nagrania na tekst)
• przechowywanie nagrań na zewnętrznym serwerze

W niektórych systemach telekomunikacyjnych możliwe jest również grupowe pobieranie nagrań telefonicznych dla wskazanego okresu, dzięki czemu można je w łatwy sposób zarchiwizować we własnych zasobach informatycznych.

Należy też pamiętać o tym, że systemy telekomunikacyjne mają przydzieloną określoną przestrzeń dyskową na przechowywanie nagrań, więc jeśli nie można jej powiększyć np. poprzez wykupienie dodatkowej przestrzeni u operatora świadczącego dla nas usługi telekomunikacyjne, to najczęściej nagrania są nadpisywane, co oznacza, że starsze nagrania będą tracone na rzecz świeższych. Innym rozwiązaniem stosowanym przez usługodawców jest po skończeniu się przestrzeni dyskowej, zablokowanie nagrywania rozmów - w myśl filozofii, że nagrania są własnością usługobiorcy i on nimi zarządza, w tym również kasuje zbędne nagrania rozmów telefonicznych (wybrane lub za jakiś okres). Oczywiście w tej sytuacji usługodawca najczęściej wysyła powiadomienia usługobiorcy o kończącej się przestrzeni dyskowej.

Niekiedy systemy telekomunikacyjne zamiast ograniczenia dostępnej przestrzeni dyskowej, mają wprowadzone ograniczenie okresu przechowywania nagranych rozmów telefonicznych. W tej sytuacji są automatycznie kasowane po okresie miesiąca lub trzech miesięcy, dlatego część operatorów umożliwia wykupienie usługi przedłużenia czasu magazynowania nagrań. Umożliwia to klientowi dostęp do nagrań w dłuższym okresie niż standardowy / umowny.