Wirtualny faks z możliwością wysyłania wiadomości za pośrednictwem maila (ang. Mail2Fax), to usługa w której nie jest potrzebne żadne fizyczne urządzenie typu maszyna faksująca, ponieważ wiadomości faksowe są wysyłane przez użytkownika ze skrzynki mailowej. Jest to wygodne rozwiązanie dla osób:

• ceniących sobie wygodę podczas wykonywanej pracy,
• ceniących sobie wysoką dostępność usług,
• mobilnych, gdyż takie osoby niezależnie od lokalizacji mają najczęściej dostęp do skrzynek mailowych i mogą swobodnie wysyłać wiadomości e-mail,
• dbających o koszty w swojej organizacji, ponieważ w związku z brakiem jakiegokolwiek urządzenia typu fizyczna maszyna faksowa, nie ma zużycia prądu, tonerów/tuszy, papieru, części mechanicznych.

Nie trzeba tez serwisować żadnych urządzeń.

W dziale: "Czy dostępna jest komunikacja faksowa i jakiego typu jest to usługa?" zobacz również:

• wirtualny faks odbieranie (Fax2Mail)
• wirtualny faks odbieranie (Fax2Web)
• wirtualny faks wysyłanie (Web2Fax)
• wirtualny faks wysyłanie (Print2Fax)

Wysyłając faks mailem, korzystamy ze skrzynki mailowej specjalnie przygotowanej do tego celu, ponieważ skrzynka taka jest bezpośrednio powiązana z serwerem faksowym poprzez który wysyłane są wiadomości faksowe. W zależności od operatora, mogą być udostępniane różne szablony tworzenia wiadomości, ale najczęściej w polu odbiorcy wstawiamy adres serwera usługodawcy, a w polu tematu wpisujemy numer/numery do których wysyłamy wiadomość. Treść możemy samodzielnie napisać w mailu lub załączyć uprzednio przygotowany plik w odpowiednim formacie.

W tej usłudze, cała logika i mechanizmy związane z wysłaniem wiadomości faksowej, są realizowane w sieci i zasobach operatora od którego kupujemy tą usługę, dzięki czemu nie musimy zajmować się tu żadnymi kwestiami technicznymi związanymi z obsługą faksu.

W usłudze Mail2Fax wysyłki są rozliczane jak przy zwykłym połączeniu tego typu, czyli za czas realizacji połączenia telefonicznego i wysyłki faksowej. Po wysłaniu wiadomości najczęściej otrzymamy raport wskazujący na rezultat transmisji faksowej: pozytywny lub negatywny.