Co to są drzewa IVR (wybierz 1, wybierz 2…) - (Interactive Voice Response)?
To jest element działu: Jakie są dostępne systemowe usługi telefoniczne i/lub elementy oraz moduły wirtualnej centrali?
Drzewa IVR (wybierz 1, wybierz 2…) - (ang. Interactive Voice Response), to usługa działająca w rozwiązaniach typu wirtualna centrala telefoniczna, pozwalająca na stworzenie prostego wyboru tematów i spraw, w których osoba dzwoniąca do firmy / organizacji chciałaby rozmawiać, dzięki czemu szybciej i łatwiej można ją połączyć z wybranym działem i osobami zajmującymi się daną kwestią.
W dziale: "Jakie są dostępne systemowe usługi telefoniczne i/lub elementy oraz moduły wirtualnej centrali?" zobacz również:
- wirtualna centrala telefoniczna (Virtual PBX)
- stanowiska użytkowników telefonicznych
- numeracja wewnętrzna/skrócona
- monitoring statusu innych numerów wewnętrznych BLF (Busy Lamp Field/Presence)
- zapowiedzi głosowe / komunikaty słowne (np. na przywitanie)
- zamiana tekstu na mowę / syntezator mowy (Text to Speech)
- warunki czasowe / kierowanie połączeń w zależności od czasu połączenia
- kolejkowanie połączeń przychodzących (Queues)
- połączenia oczekujące (Call Waiting)
- przekierowania połączeń telefonicznych (Call Forward)
- transfer / przełączenie połączenia do innej osoby (Call Transfer)
- zawieszenie połączenia telefonicznego (Call Parking/Hold)
- muzyka na czekanie (Music on Hold)
- grupy wywoławcze / grupy odbiorcze (Hunt Group)
- przechwytywanie / przejmowanie połączeń (Call Pickup)
- poczta głosowa (Voicemail)
- nagrywanie rozmów telefonicznych (Call Recording)
- zamiana nagrania rozmowy telefonicznej na tekst (transkrypcja nagrania na tekst)
- przechowywanie nagrań w systemie
- przechowywanie nagrań na zewnętrznym serwerze
Usługa IVR polega na odtworzeniu dzwoniącemu zapowiedzi typu:
"Jeśli chcesz się połączyć z działem sprzedaży wybierz 1, jeśli chcesz się połączyć z działem księgowości wybierz 2 ... lub zaczekaj na połączenie z konsultantem / recepcją / ...".
Dzięki tak skonstruowanej zapowiedzi słownej, osoba dzwoniąca, może wybrać na klawiaturze swojego telefonu numer właściwego działu i bezpośrednio się z nim połączyć. Jeśli jednak w menu nie ma właściwej kompetencji, najczęściej może połączyć się osobą, która przełączy połączenie do właściwej merytorycznie osoby. Po wybraniu właściwej cyfry, dzwoniący czeka na połączenie (bezpośrednie z danym użytkownikiem systemu lub w kolejce - w niektórych systemach, jest możliwość przerwania połączenia podczas oczekiwania w kolejce, wciśnięcia odpowiedniego przycisku na klawiaturze telefonu, np. krzyżyka lub gwiazdki i pozostawienia swojego numeru telefonicznego w historii nieodebranych połączeń, aby firma oddzwoniła na ten numer).
Dzięki temu rozwiązaniu można ograniczyć liczbę numerów podawanych do publicznej wiadomości do nawet jednego, głównego numeru, na który wszyscy mogą zadzwonić i połączyć się z osobą o odpowiednich kompetencjach nie znając jej bezpośredniego numeru telefonicznego.
W systemach IVR możliwe jest wykorzystanie wszystkich cyfr klawiatury, czyli od 1 do 9 oraz 0, jak również znaków "*" i "#", jak również tworzenia wielopoziomowych drzew IVR, czyli po wybraniu jednaj z cyfr, system odtwarza kolejna zapowiedź, gdzie do wyboru są kolejne cyfry z odpowiednimi kompetencjami. Cyfry 9 i 0 najczęściej wykorzystywane są do połączeń z konsultantem.