Zapowiedzi głosowe / komunikaty słowne (np. na przywitanie) umożliwiają i są wykorzystywane do przekazywania głównie informacji organizacyjnych osobie dzwoniącej do firmy na przykład o tym gdzie się dodzwonili, jakie są godziny pracy firmy / organizacji albo o utrudnieniach / awariach jeśli jest to infolinia obsługująca klientów (HelpDesk).

W dziale: "Jakie są dostępne systemowe usługi telefoniczne i/lub elementy oraz moduły wirtualnej centrali?" zobacz również:

• wirtualna centrala telefoniczna (Virtual PBX)
• stanowiska użytkowników telefonicznych
• numeracja wewnętrzna/skrócona
• monitoring statusu innych numerów wewnętrznych BLF (Busy Lamp Field/Presence)
• zamiana tekstu na mowę / syntezator mowy (Text to Speech)
• warunki czasowe / kierowanie połączeń w zależności od czasu połączenia
• drzewa IVR (wybierz 1, wybierz 2…) - (Interactive Voice Response)
• kolejkowanie połączeń przychodzących (Queues)
• połączenia oczekujące (Call Waiting)
• przekierowania połączeń telefonicznych (Call Forward)
• transfer / przełączenie połączenia do innej osoby (Call Transfer)
• zawieszenie połączenia telefonicznego (Call Parking/Hold)
• muzyka na czekanie (Music on Hold)
• grupy wywoławcze / grupy odbiorcze (Hunt Group)
• przechwytywanie / przejmowanie połączeń (Call Pickup)
• poczta głosowa (Voicemail)
• nagrywanie rozmów telefonicznych (Call Recording)
• zamiana nagrania rozmowy telefonicznej na tekst (transkrypcja nagrania na tekst)
• przechowywanie nagrań w systemie
• przechowywanie nagrań na zewnętrznym serwerze

Warto zauważyć, że zapowiedzi słowne mogą być swobodnie dodawane przez administratorów systemów opartych o wirtualną centralę telefoniczną na różne sposoby:

• poprzez dodanie zewnętrznego nagrania głosowego (w postaci pliku dźwiękowego),
• poprzez bieżące wgranie zapowiedzi bezpośrednio z telefonu IP do systemu,
• poprzez wpisanie tekstu, który następnie zostanie zamieniony na mowę (Text to Speach).

Zapowiedzi głosowe mogą być dodawane na różnych etapach komunikacji, np. od razu po dodzwonieniu się na dany, główny numer telefoniczny w firmie / organizacji, po wybraniu danej opcji w menu IVR lub jeśli użytkownik systemu nie odbiera połączenia i zostawia prośbę o pozostawienie wiadomości w jego poczcie głosowej.