Poufność drukowanych i skanowanych danych w kontekście Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych RODO

Jak pokazały wyniki badania SMB Research dla firmy Brother, przeprowadzonego zaledwie dwa lata temu, zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa z całej Europy miały na uwadze bezpieczeństwo informacji. 75 proc. respondentów przyznało, że jest bezpieczeństwo danych to istotny element w ich organizacji, zaś 59 proc. — że bierze tę kwestię pod uwagę przy podejmowaniu decyzji dotyczących drukowania dokumentów i zarządzania nimi.

Z kolei badanie Quocirca Managed Print Services Landscape, przeprowadzone w bieżącym roku, ujawniło, że bezpieczeństwo drukowania jest istotne dla 96 proc. średnich i dużych przedsiębiorstw w Europie. Pomimo takiego przekonania, w postawie europejskich przedsiębiorstw względem stosowanych przez nie rozwiązań widać wyraźną niepewność. Zaledwie 22 proc. uważa, że ich infrastruktura jest w pełni odporna na zagrożenia poufności i integralności danych. Ankieta ujawniła też, że duże przedsiębiorstwa mają przewagę w kwestii wdrażania postanowień RODO i zapewniania bezpieczeństwa drukowania. To ostatnie w swojej strategii ochrony danych uwzględnia 53 proc. dużych organizacji — jest to ponad dwa razy więcej niż w przypadku mniejszych i średnich firm (24 proc.). W jaki zatem sposób podmioty z sektora MŚP mogą zapewnić ochronę drukowanych danych przed naruszeniem poufności, mając zaledwie siedem miesięcy do wejścia w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych?

Możliwe kary za niespełnienie zgodności sięgają niebotycznych kwot: najwyższa z nich to 20 mln euro lub równowartość 4 proc. ogólnych obrotów (w zależności od tego, która jest wyższa). Abstrahując jednak od sankcji, w miarę jak wzrasta świadomość klientów w kwestii praw ochrony danych osobowych, coraz częściej zaczynają oczekiwać od przedsiębiorstw zapewnienia zgodności z przyjętymi regulacjami. Obecnie renoma małych i średnich przedsiębiorstw zależy od dobrych praktyk pracy z danymi, których wypracowanie wymaga poważnego podejścia do kwestii drukowania i skanowania.

Zagrożenia w polu widzenia

Ustawienia drukowania i skanowania stają się coraz bardziej elastyczne i umożliwiają coraz bardziej rozbudowaną kontrolę. Wraz ze wzrostem poziomu funkcjonalności i łączności pojawiają się jednak nowe zagrożenia dla urządzeń pracujących w sieci. Cztery główne zagrożone obszary obejmują:

1) Przypadkowe wycieki poufnych wydruków

2) Przypadkowe wycieki poufnych skanów

3) Niepożądane wtargnięcia do sieci z racji niewystarczającego poziomu bezpieczeństwa

4) Uzyskiwanie fizycznego dostępu do niestrzeżonych urządzeń przez nieupoważnionych użytkowników

Krótko mówiąc, jeśli osoba trzecia ma możliwość wyjąć z drukarki i zabrać dokumenty, dane są zagrożone, za co przedsiębiorstwo może odpowiedzieć.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw ochrona przed naruszeniami w zakresie drukowania i skanowania nie musi pociągać za sobą ogromnych wydatków ani zakupu nowego sprzętu, aby spełnić wymogi nowego rozporządzenia. Urządzenia drukujące i skanujące Brother oferują szereg wbudowanych funkcji bezpieczeństwa, z których przedsiębiorstwa mogą zrobić użytek na rzecz ochrony przed surowymi karami przewidzianymi w RODO. Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie operacji czterocyfrowym kodem lub kartami zbliżeniowymi czy przydzielanie zróżnicowanego dostępu do funkcji urządzeń poszczególnym użytkownikom, idealnie sprawdzą się w sektorze HR, finansów, zdrowia, detalicznym, prawnym i edukacyjnym, przy czym znajdą zastosowanie także w każdym innych obszarze, gdzie poufność danych ma kluczowe znaczenie. Pakiet rozwiązań Brother odpowiada na pełne spektrum potrzeb z zakresu bezpieczeństwa drukowania i skanowania: zarówno w trybie indywidualnej pracy zdalnej przy minimalnej infrastrukturze IT lub jej braku jak i w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach, przygotowujących się do spełnienia wymogów RODO, które wejdzie w życie 25 maja 2018r.